Paramétrer les relances par mail pour les transporteurs affrétés

Mettre à jour des commandes via les relances par mail

Vous souhaitez centraliser vos informations de transport sur Dashdoc même lorsque les transports sont réalisés par vos affrétés?

Ces transporteurs n'ont pas besoin d'aller sur notre plateforme pour vous transmettre leurs données, ils peuvent tout faire par mail:

  • ils sont informés par mail lorsqu'une commande est passée

  • ils peuvent accepter ou refuser la commande de transport par mail

  • NOUVEAU: ils peuvent être relancés automatiquement une fois la date prévue passée, pour compléter leurs transports et joindre les documents justificatifs via un lien reçu par mail

Pour paramétrer la relance automatique par mail pour les transporteurs affrétés:

  • La fonctionnalité est activée par défaut sur votre compte.

  • Une fois la fonctionnalité activée, les mails sont envoyés à l'adresse mail indiquée en contact de suivi sur le transport:

Si aucun contact de suivi n'est renseigné sur un transport, le mail est envoyé à l'adresse de contact du transporteur.
Si le transporteur a accepté l'invitation, il peut la modifier dans ses paramètres. Sinon vous pouvez la modifier vous-même dans la fiche de la société.

  • Vous pourrez retrouver les mails envoyés automatiquement à un transporteur directement dans les événements du transport:

  • Si aucun contact n'est renseigné, la relance automatique ne sera pas possible et une notification vous préviendra:

Pour ajouter une adresse de suivi, vous pouvez soit l'ajouter sur chaque transport qui doivent faire l'objet d'une relance, soit inviter un contact dans la société du transporteur et lui demander de créer son compte en acceptant l'invitation reçue par mail.

N.B: La relance par mail est activée au niveau d'une société donneur d'ordre. Elle est activée pour tous les transporteurs ou pour aucun, mais il n'est pas possible de sélectionner des transporteurs ou transports à relancer.

Pour mettre à jour des commandes via les relances par mail

  1. Lorsqu'une commande est passée à un transporteur affrété, il reçoit un premier mail de Dashdoc pour l'informer des détails de la commande.
    Directement via ce mail, le transporteur peut accepter ou refuser la commande de transport:

N.B: les mails sont envoyés à l'adresse mail indiquée en contact de suivi sur le transport. Si aucun contact de suivi n'est renseigné sur un transport, le mail est envoyé au premier manager inscrit sur le compte du transporteur (elle est accessible par le transporteur sur son compte).

Si aucun contact n'est renseigné, la relance automatique ne sera pas possible et une notification vous préviendra.

2. 12h après la fin prévue de cette commande, si celle-ci n'a pas été complétée, une relance automatique est mise en place. Tous les matins, le transporteur reçoit un mail récapitulant les transports à mettre à jour. Il peut mettre à jour les commandes à partir du mail en cliquant sur un des statuts proposés.

La page du transport s'ouvre, l'affrété complète les informations et celles-ci sont automatiquement mises à jour dans l'espace Dashdoc du donneur d'ordre du transport.

4. Tous les lundis matins, le transporteur affrété reçoit un récapitulatif des transports qui ont été marqués comme terminés mais qui n'ont pas de lettre de voiture.

Il complète les dossiers de transports en joignant les documents associés. Les transports sont complétés dans le portail du donneur d'ordre.

5. En cliquant sur un des boutons, le transporteur est dirigé vers une page sur laquelle il peut compléter les transports incomplets:

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